Como crear una Instruccion de Trabajo para llevar Archivo muerto?

Muchachos, espero puedan ayudarme.

Estoy trabajando para el Proyecto de certificacion en mi empresa de ISO 9000 , en Servicios.

Y quiero implantar un control en el archivo muerto ya que no se tiene, se que una de las mejores ideas seria hacer una Instrucion de Trabajo para poder lograr este control.

Si alguien me da una idea de como hacerlo, se los agradeceria