Yahoo Answers is shutting down on May 4th, 2021 (Eastern Time) and beginning April 20th, 2021 (Eastern Time) the Yahoo Answers website will be in read-only mode. There will be no changes to other Yahoo properties or services, or your Yahoo account. You can find more information about the Yahoo Answers shutdown and how to download your data on this help page.

Trending News

Promoted
Ying
Ying asked in ธุรกิจและการเงินองค์กร · 9 years ago

การกำหนดรหัสเอกสารบริษัท มีหลักเกณฑ์และวิธีตั้งอย่างไร?

การกำหนดรหัสเอกสารอ้างอิงของบริษัทต่างๆ มีกฎหรือหลักเกณฑ์ในการตั้งหรือเปล่าค่ะ หรือแล้วแต่แต่ละบริษัทจะตั้ง

เพื่อนๆคนไหนพอจะรู้บ้าง ขอคำแนะนำด้วยค่ะ

4 Answers

Rating
  • วีตมโล
    Lv 5
    9 years ago
    Favorite Answer

    ผมขอเสนอ แบบใช้วันเดือนปี เป็นหลัก เช่น หากเป็นเอกสารที่ส่งออกวันนี้ ก็ใ้ช้ว่า รหัส 030855 หรือถ้าจะให้แยกชัดเจน ก็อาจเพิ่มอักษรย่้อข้างหน้ากำกับ เข่น I-030855 O - 030855 ( I = IN = หนังสือเข้า หรือ O = OUT= หนังสือออก) หรือจะควบคุมด้วยแผนกก็ได้ เช่น แผนกจัดซื้อ ( Procurement) ก็อาจใช้ตัวย่อว่า PC030855 แผนกบัญชี ก็อาจใช้ AC030855 อย่างนี้ก็สะดวกดีครับ สำคัญต้องมีคู่มือกำกับว่า I,O,PC,AC ย่อมาจากตัวอะไร

    หรือท่านอื่นมีคำแนะนำก็ช่วยแนะนำด้วยครับ

  • Stardust
    Lv 7
    9 years ago

    เขามีการตั้งรหัสระบบเอกสารคร่าวๆดังนี้ครับ

    1.1 เรียงตามตัวอักษร (Alphabetic Filling)

    1.2 เรียงตามตัวเลข (Numeric Filling)

    1.3 เรียงลำดับตาม วัน เดือน ปี (Chronological Filling)

    ส่วนรายละเอียด ว่าจัดเก็บเพื่ออะไร เอาไว้ที่ไหน แยกประเภทอย่างไร

    ..ก็ค้นคว้าหาอ่านได้จากอินเตอร์เนตครับ

    ..เป็นงานสาขาเลขานุการ..ข้อมูลรายละเอียดมีดังนี้ครับ

    https://sites.google.com/a/ttc.ac.th/filin/1-kar-c...

    มีตั้งแต่ การจัดเก็บเอกสาร ไปจบลงที่ การทำลายเอกสาร

    ******************************************************************

    ส่วนอีกลิ้งค์หนึ่ง ก็เป็นเรื่อง บทวิเคราะห์เพื่อการพัฒนางาน เรื่อง ระบบการจัดเก็บเอกสาร

    ผู้สนใจงานด้านนี้ จะได้ความรู้และเท็คนิคเพิ่มขึ้นแน่นอนครับ

    http://article.yru.ac.th/index.php/home.html

    .

  • ssuebsak
    Lv 5
    9 years ago

    ผมไม่แน่ใจว่า มีหลักเกณฑ์ หรือ วิธีการตายตัว ที่เป็น ทฤษฎี หรือไม่

    แต่การกำหนด ต้องพิจารณา ในรูปแบบ คล้ายๆ ระบบคอมพิวเตอร์ ที่เมื่อเอารายการของเอกสารมาดู ควรจะบอกได้ว่า เกิดที่ไหน เมื่อใหร่ แผนกไหน อยู่ในหมวดอะไร เป็นต้น

    ส่วนความยาวของรหัส ขึ้นอยู่กับ การจัดเก็บรายการ และโปรแกรมที่ใช้ทำ ทะเบียนเอกสาร ยกตัวอย่างเช่น

    รหัสของ ครุภัณฑ์ ในระบบราชการ (ที่มีเอกสารควบคุม และหมายเลขตรงกัน ) อาจมี ตัวเลขผสมตัวอักษร ยาวถึง 20 ตัว

    ซึ่งก่อนอื่น เราต้องร่างต้นแบบ และโครงสร้างของ รหัส ให้ครอบคลุมข้อมูลที่เราต้องการแสดง และ ลองกำหนดมัน สัก 10 - 20 รหัส

    ส่วนตัวอย่าง ดูเหมือน ท่านแรก จะให้ตัวอย่างบางแบบ ก่อนแล้ว จึงไม่ขอขยายความต่อ

  • Smartie-G คุณถามเราตอบ
    Lv 7
    9 years ago

    การกำหนดรูปแบบเอกสาร หรือรหัสของเอกสาร ในแต่ละระบบนั้น มีหลักเกณฑ์

    ในการตั้งรหัสเอกสารที่ล้วนแล้วแต่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของงานทั้งสิ้น โดย

    ไม่มีการกำหนดกฏเกณฑ์อะไรใดๆลงไปมากมายไปกว่า การให้รู้ถึงระดับความ

    สำคัญของเอกสาร

    ทั้งนี้ผมเองอาจเอาระบบการบริหารระบบคุณภาพ หรือไอเอสโอ มาอธิบายให้

    ชัดก็แล้วกันนะครับว่า เอกสารนั้น เราต้องตั้งเอกสารตามแนวลึก เป็นตัวตั้ง อาทิ

    เอกสาร นี้เป็นเอกสารชนิดใด เช่นในระดับความลึกของเอกสาร ก็เปรียบได้กับ

    เอกสารที่เขียนขึ้นกว้างๆเพื่อเป็นหลักในการเกาะยึดของเอกสารตัวเล็กๆ เช่น

    การกำหนดระดับชั้นของเอกสาร เป็นแต่ละระดับดังนี้

    1.เอกสารระดับสูง หรือเอกสาร Quality Manual ที่เป็นคล้ายๆกับรัฐธรรมนูญที่

    เขียนขึ้นกว้างๆเพื่อให้เป็นการเชื่อมโยง การทำเอกสารในระดับสอง ได้นั่นเอง

    2.เอกสารระดับนโยบาย หรือ ระเบียบวิธีปฎิบัติ (Procedure) ที่เป็นเอกสารที่

    เขียนขึ้นเพื่อการกำหนดกฏเกณฑ์เพื่อใช้ในการควบคุมในแต่ละส่วนงาน

    ที่จำเพาะเจาะจงใช้เพื่อการบังคับใช้ หรือหากเปรียบได้กับ พรก. พรบ.

    ที่เขียนให้ล้อหรือสอดคล้องกับรัฐธรรมนูญนั่นเอง

    3.เอกสารระดับปฎิบัติการ หรือ Working Instruction ที่เป็นการเขียนให้เกิดการ

    ปฎิบัติเฉพาะเรื่อง ของแต่ละส่วนงาน หรือหารเปรียบได้กับ กฎหมายที่กำหนด

    ให้ทำอย่างนั้นอย่างนี้เพื่อใช้นั่นเอง

    4.เอกสารระดับผู้ปฎิบัติงาน หรือ Form หรือเอกสารต่างๆที่ใช้ในการกรอก

    อาทิ แบบฟอร์มใบสั่งจราจร แบบฟอร์มการกรอกข้อมูลทะเบียนราษฎร์

    โดยในแต่ละระดับความสำคัญของเอกสารนั้น ก็ขึ้นอยู่กับความจำเป็นมาก

    น้อยที่จะกำหนดขึ้นมาเพื่อใช้นั่นเอง ดังนั้นการออกเอกสารมาเพื่อให้สอดคล้อง

    หรือสอดรับกันนั้น ต้องจำเป็นในเรื่องของการดูภาพโดยรวมของความสอดคล้องนั้นๆ

    ด้วยเช่นกัน โดยผมอาจยกตัวอย่างสั้นๆได้ดังนี้

    ฝ่ายบุคคลและธุรการ ที่อาจมีหลายส่วนงาน อาทิ บุคคล ธุรการ ความปลอดภัย

    เราก็มากำหนดรหัสได้ เช่น บุคคล กำหนดรหัสเองเช่น 110บุคคล 120ธุรการ

    130 ความปลอดภัย หรือในส่วนของธุรการอาจมีแยกย่อยเป็นส่วนงานเล็กๆได้อีก

    เช่น ค่าจ้างและเงินเดือน สวัสดิการพนักงาน กิจกรรมภายใน เราก็สามารถมาตั้งใน

    ส่วนงานย่อยได้เป็น 121 ธุรการ 122 ค่าจ้างและเงินเดือน 123 สวัสดิการพนักงาน

    113กิจกรรมภายในบริษัท เมื่อเรามองภาพรวมจะได้ เป็นดังนี้คือ

    100 ฝ่ายบุคคลและธุรการ

    110 แผนกบุคคล

    120 แผนกธุรการ

    121 ธุรการ

    122 ค่าจ้างและเงินเดือน

    123 สวัสดิการพนักงาน

    130 ความปลอดภัย

    โดยหากอยากตั้งรหัสเอกสาร อาจใช้การตั้งควบคุ่กับฝ่ายแผนกหรือส่วนงานจะได้มี

    ความเข้าใจที่ง่ายขึ้น อาทิ

    เอกสารในแต่ละละดับ เอาอาจตั้งตัวย่อ และความสามารถในการออกเอกสารและ

    การอนุมัติเอกสารได้ เช่น

    Q เอกสารระดับสูง ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ออกเอกสาร

    Pro เอกสารระดับนโยบาย Procedure ผู้บริหารระดับฝ่ายเป็นผู้ออกเอกสาร

    WI เอกสารระดับปฎิบัติการ Working Instruction ผู้บริหารระดับแผนกเป็นผู้ออก

    F เอกสารระดับผู้ปฎิบัติงาน Form ผู้บริหารส่วนงานเป็นผู้ออก

    โดยเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน อาจตั้งเอกสารต่อท้ายกันไปเพื่อให้ทราบว่าหน่วยงาน

    หรือสังกัดใดเป็นผู้ออก อาทิ

    PRO-100-001 เอกสารค่าจ้างและแรงงาน (ผู้บริหารระดับฝ่ายเป็นผู้ออก)

    WI-122-001 ขั้นตอนการคิดค่าจ้างและเงินเดือนรายวัน(ผู้บริหารระดับแผนกเป็นคนออก)

    WI-122-002 ขั้นตอนการคิดค่าจ้างรายเดือน (ผู้บริหารระดับแผนกเป็นผู้ออก)

    F-122-001 แบบฟอร์มการตอกบัตร (ผู้บริหารส่วนงานเป็นผู้ออก)

    F-122-002 แบบฟอร์มการคิดค่าล่วงเวลา(ผู้บริหารส่วนงานเป็นผู้ออก)

    F-122-003 แบบฟอร์มการประเมินผลการปฎิบัติงานของส่วนงาน

    ซึ่งจะเห็นได้ว่าการกำหนดเอกสารนั้นไม่ได้ยากอย่างที่คิดและสามารถสืบค้นได้ว่า

    เอกสารนั้นออกโดยใครส่วนงานหรือแผนกใด นั่นเอง โดยในเอกสารนั้นอาจกำหนดให้มี

    การเปลี่ยนแปลงเป็นสัญลักษณ์แนบท้ายถ้ามี เพื่อให้ทราบถึงการไม่เอาเอกสารเก่านำ

    ไปใช้งาน (ป้องกันการสับสน) โดยอาจเพิ่มรหัสแนบเข้าไปอีกสองหลักก็สามารถทำได้

    (เพราะเราออกแบบเอง) อาทิ

    F-122-003-01 เป็นเอกสารแบบฟอร์มการประเมินผลการปฎิบัติงานของส่วนงานซึ่ง

    มีการแก้ไขเอกสารครั้งที่1 โดยหากใครเอาเอกสาร F-122-003-00 มาใช้ถือว่าเป็นการ

    นำเอกสารเก่ามาใช้ (ไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์นั่นเอง)

    Source(s): ป๋าอิ๊กคิว สมาร์ทตี้-จี
Still have questions? Get your answers by asking now.