que es indice de procedimiento?

Manuales

Constituyen una de las herramientas con que cuentan Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

Son fundamentalmente un instrumento de comunicación.

Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:

 la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización

 y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Ventajas.

* Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y procedimientos que se desarrollan en una organización. Registran a manera de inventario las prácticas reconocidas dentro de la organización y son fuente de consulta.

* La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.

* Clarifican la acción a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al área que debe actuar o a Ia decisión a tomar.

* Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo la excusa del desconocimiento.

* Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en Ia cultura de la organización a través de su evolución administrativa.

* Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuales son los actos delegados.

* Facilita Ia capacitación del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la organización.

* Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones o responsabilidades.

* Ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa al tener claramente determinados los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos.

* Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes debían ser analizadas, evaluadas v resueltas en cada caso.

* Ubican Ia participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

Desventajas.

* Costo: Existe un costo de redacción y confección que indudablemente debe afrontarse.

* Actualización: Exige una constante actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido, acarrea su total inutilidad.

Tipos de Manuales.

* Manual de Organización

Describe la Organización Formal de la Empresa consignando:

o Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.

o Funciones Básicas

o Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende

o Responsabilidad

o Características

o y Especificaciones de la Posición.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa.

Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.

Ejemplo:

Manual de Organización para la posición: Gerente de Administración y Finanzas.

Misión:

o Formular políticas y planes referidos a la estructura y acción administrativa de la Empresa.

o Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa.

o Elaborar y analizar información contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa.

Funciones:

o Custodiar el patrimonio de la empresa, a través de la registración correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo y pasivo, conforme a exigencias legales.

o Mantener adecuados registros de los inventarios en cuanto a existencias y su valorización, conforme a métodos y usuales y reconocidos.

o Proteger a la empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener el equilibrio financiero.

o Vigilar el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa hacia terceros.

o Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organización.

o Velar por la adecuada registración de los costos de producción, administración u de comercialización.

o Asegurar que a través de la información que surja de los estados contables y financieros puedan decidirse acciones correctivas.

* Manual de Procedimientos.

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

La estructura de un Manual de Procedimientos de